Verwacht het onverwachte

door Carla Vreys
41 views

Je kmo weerbaar maken met Business Contingency Planning

Wat doe je als kmo als je plannen en ambities door omstandigheden ineens niet langer haalbaar blijken? Wel, dan kan Business Contingency Planning (BCP) soelaas bieden. Hogeschool PXL heeft de expertise in huis om kmo’s weer ‘on track’ te zetten. Foto: Ivana Divasova (Pixabay) (rechtenvrij).

‘Dat is mosterd na de maaltijd.’ Een uitspraak die we allemaal kennen, maar wat als er zelfs na de maaltijd geen mosterd meer is? De mosterdproducenten kunnen ervan meespreken nu de toevoer van mosterdzaad stokt. Extreme droogte in Canada, oorlog in Oekraïne en strenge pesticideregels binnen de EU; lege winkelrekken zijn het gevolg. Men was niet voorbereid op de tekorten die zich voordoen. Zoals velen onder ons niet voorbereid zijn. Wordt het ook voor jouw kmo mosterd na de maaltijd? Of maak je werk van een Business Contingency Plan (BCP)?

Binnen de mosterdwereld balanceren velen op dit moment tussen Business Continuity en Disaster Recovery. Sommigen proberen de productie draaiende te houden door alternatieve bronnen te zoeken, recepturen aan te passen of beschikbare volumes over hun klanten te verdelen (Business Continuity). Anderen zijn gedwongen hun productie stil te leggen en over te schakelen op andere producten om te kunnen overleven (Disaster Recovery). Sommigen zijn hierbij aan het improviseren, anderen hebben een plan. Een Business Contingency Plan (BCP).

Business Contingency Planning

Tijdens de opmaak van een BCP verwacht je het onverwachte. Je bereidt je voor op alle gebeurtenissen die zich kunnen voordoen die een impact hebben op je bedrijfsprocessen en dus op je bedrijfsresultaten. Klinkt eenvoudig, toch? Nochtans is het een hele klus om een goed BCP te schrijven. Wat moet er allemaal in staan? Hoe gedetailleerd ga je? Wat zijn de prioriteiten? En tot slot: hoe leg ik dit vast zodat iedereen weet wat te doen?

Externe begeleiding

Een blik van buitenaf is onontbeerlijk bij het opstellen van een BCP zodat ook je blinde vlekken blootgelegd worden. Dingen die jij vanzelfsprekend vindt, zijn dat misschien helemaal niet. Dingen die jij prioritair vindt, kunnen misschien wel wachten. En dingen die jij onbelangrijk vindt, zijn voor anderen misschien net superbelangrijk. Daarnaast is het opstellen van een BCP meestal een taak die bovenop de dagelijkse werkzaamheden komt en die daardoor vaak wordt uitgesteld. Externe begeleiding kan het proces bewaken, zodat het BCP onverwijld én volledig afgewerkt wordt.

De mate van externe begeleiding die Hogeschool PXL aan kmo’s biedt, kan uiteraard afgestemd worden op de noden van het bedrijf. De opdracht van de begeleider kan zich of beperken tot het aansturen en opvolgen van interne resources, of het omvat elk deelaspect van het project, of elk stadium daartussenin. Hierover worden bij aanvang van het project afspraken gemaakt, maar die kunnen in de loop van de opdracht bijgesteld worden naargelang de behoefte van het bedrijf. Algemeen geldt: hoe meer er door interne resources afgehandeld wordt, hoe makkelijker de borging.

Verantwoordelijkheid

Bepaalde fases in het project vragen om het nemen van verantwoordelijkheid. Met name de risico-inschatting en het stellen van prioriteiten zijn thema’s waar gedragen keuzes belangrijk zijn. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt ten volle bij het bedrijf. De PXL-begeleider beperkt zich tot het faciliteren van de keuzes, het ‘challengen’ van de keuzes en het aanreiken van achtergrondinformatie.

Informatievergaring

Het opstellen van een Business Contingency Plan (BCP) houdt in eerste instantie in dat er informatie moet geïnventariseerd worden. Er zijn twee methodes om dit te doen: mondeling of schriftelijk. Beide hebben hun voor- en nadelen.

  • Mondeling
    • +: kan dienen om inzichten van de interviewer te delen met de geïnterviewde;
    • +: biedt de mogelijkheid dieper op bepaalde significante onderwerpen in te gaan;
    • -: is tijdsintensief;
    • -: verloopt over het algemeen minder gestructureerd;
    • -: heeft het risico ‘sturend’ te zijn;
    • -: geeft de geïnterviewde minder tijd om te reflecteren;
    • -: vraagt relatief veel tijd om de informatie te verwerken.
  • Schriftelijk
    • +: biedt handvaten;
    • +: geeft de geïnterviewde tijd en ruimte om de antwoorden te overdenken en preciezer/vollediger te zijn in de verstrekte informatie;
    • +: levert de informatie gestructureerd aan;
    • -: vraagt meer voorbereidingstijd;
    • -: ontneemt de kans dieper in te gaan op significante onderwerpen.

Er zijn bij een BCP twee grote redenen om op een schriftelijke manier te werken: het gaat om een grote hoeveelheid informatie die verwerkt moet worden én gezien het onderwerp is volledigheid te verkiezen boven diepgang. Wanneer er nadere informatie vereist is, kan er bovendien een tweede ronde georganiseerd worden of kan er aangevuld worden met diepte-interviews.

Extra voordeel van de schriftelijke methode is dat de respons gedocumenteerd is en dat het format in een later stadium, eventueel in aangepaste vorm, gebruikt kan worden bij de evaluatie van het BCP. Op die manier wordt het een onderdeel van de borging.

Implementatie & borging

Het uiteindelijke BCP zal vertaald moeten worden in SOP’s (standard operating procedures). Dit dient te gebeuren volgens de structuren van het bedrijf en is bij voorkeur eenvormig met QA-SOP’s (QA = quality assurance) en Safety-SOP’s. De begeleider biedt ondersteuning in het opvolgen van de volledigheid en de structuur van het BCP.

Het BCP zal een aanpassing vragen van werkmethodes en resources. De implementatie hiervan is de verantwoordelijkheid van de betrokken afdelingen/departementen van het bedrijf. De begeleider kan hierin ondersteunen indien gewenst.

De BCP-SOP’s zullen op regelmatige basis geëvalueerd moeten worden. Bij voorkeur gebeurt dit aan de hand van interne audits, die eventueel gecombineerd worden met QA interne audits. Interne auditors kunnen door de begeleider getraind worden of de audits kunnen door (of samen met) de begeleider uitgevoerd worden.

Communicatie

Het BCP zal bedrijfsbreed gecommuniceerd moeten worden. De (PXL-)begeleider kan ondersteunen in het opstellen en uitvoeren van de communicatie.

Stappenplan

Externe begeleiders beschikken over een beproefd stappenplan om tot een gedegen BCP te komen. Zij beheersen het proces in al zijn aspecten, bewaken de voortgang en zorgen ervoor dat het BCP doet wat het moet doen: je voorbereiden op élke mogelijke calamiteit. Zodat het voor jou geen mosterd na de maaltijd hoeft te zijn…

Contact

Wil je graag weten of en hoe business contingency planning (BCP) jouw kmo weerbaarder kan maken? Neem dan zeker volledig vrijblijvend contact met ons op.

Luc Geukens – luc.geukens@pxl.be (lector en onderzoeker PXL Log-IC)

Carla Vreys – carla.vreys@pxl.be (onderzoeker PXL Log-IC)

Aanbevolen berichten