“No major project is ever completed on time, within budget, with the same staff that started it, nor does the project do what it is supposed to do. It is highly unlikely that yours will be the first.”
Bryan Autullo, “Immutable laws of projectmanagement”, 1st law
Hoe ga je als projectmanager hiermee om? Hoe probeer je deze wet te omzeilen? 5 tips & tricks
1. Work SMART
Elk goed idee kan op een slecht idee uitdraaien als doelstellingen en omvang niet op een zeer duidelijke wijze worden vastgelegd voor je met de realisatie begint.
Het is niet voldoende dat je zegt dat jouw onderneming de volgende spectaculaire auto zal bouwen, de volgende megatheaterproductie zal opzetten of dé “state-of-the-art” bedrijfsreorganisatie zal uitvoeren. Om belanghebbenden aan de realisatie van jouw plan te laten samenwerken, moet je beschrijven wat die nieuwe auto zoal zal bevatten en wat zijn karakteristieken zullen zijn, hoeveel het zal kosten om hem te bouwen, hoelang het zal duren voor hij van de tekentafels komt enz.
Je vraagt om problemen als je niet op een heldere manier met alle betrokkenen afspreekt welke criteria je zult hanteren om je doel te bepalen en na te gaan of je het gestelde doel hebt bereikt.
Specifieke en meetbare doelstellingen, aanvaard door alle betrokkenen opgesteld met oog voor realisme, en een goede timing, maken veel projecten succesvol. SMART dus…
2. Goed begonnen is half gewonnen
Projecten verlopen niet steeds volgens een strikt vastgelegd stramien van plannen, goedkeuren en uitvoeren. Voor je het weet zit je midden in een project, met teamleden en betrokkenen die zich elk een verschillend beeld hebben gevormd over het wat en het waarom van het project…
Onder andere door haar belangrijke plaats in de projectlevenscyclus en haar belangrijke psychologische betekenis, is het cruciaal om gedurende de beginfase een goed georganiseerde kick-offmeetingte houden. Tijdens die meeting kunnen een aantal projectactoren elkaar mogelijk voor het eerst ontmoeten. Eerste werkrelaties worden vastgelegd, betrokkenheid van de deelnemers wordt in de meeting bevestigd, en enthousiasme voor het project aangezwengeld. Misschien worden de eerste valse akkoorden opgemerkt en bijgelegd.
Het is één van de taken van een projectmanager om permanent de temperatuur van zijn project te meten.
3. Een gewaarschuwd man is er twee waard
Het kan misschien raar overkomen (understatement), maar ook projecten kunnen lichte ongemakken kennen, zwaar ziek worden en, waarom niet, dood gaan. De doodstrijd kan het gevolg zijn van een aanslepende ziekte of kan zich manifesteren als een plotse aanval. Het is één van de taken van een projectmanager om permanent de temperatuur van zijn project te meten, om de vinger aan de pols te houden, om vroege tekenen van ziekte te kennen en te onderkennen, om vroege signalen te zien, om valstrikken te vermijden.
Te vermijden valstrikken zijn:
- Overdreven bureaucratie
- Middelen die niet tijdig beschikbaar zijn
- Werken in de schemerzone
- Onvoldoende controle
- Slecht imago
- Activiteit versus vooruitgang
- (Gebrek aan) competentie van de aannemers
4. Bouw coöperatieve netwerken
Een van de belangrijkste sleutels tot een succesvol project is de juiste projectteamleden samenbrengen en hen een coöperatieve samenwerking laten opbouwen. Een belangrijke sleutel, maar niet de enige. Andere “belanghebbenden” bij het project, ook bekend als “stakeholders”, kunnen eveneens bijdragen tot het welslagen … of tot het mislukken van een project.
Om echt succesvol te zijn, is het van belang dat projectmanagers een coöperatief netwerk uitbouwen tussen medewerkers en betrokkenen van divers allooi. Dit gaat in grote lijnen als volgt te werk:
- De projectmanager identificeert de belangrijkste projectstakeholders en onderzoekt de aard van de relaties tussen hen.
- De projectmanager stelt vast wat de basis zal zijn om op deze stakeholders invloed uit te oefenen. Effectieve projectmanagers hebben de nodige vaardigheden om een arsenaal van invloeden uit te oefenen. Meestal proberen ze hun invloed uit te oefenen vanuit een sterk interactieve managementstijl, om de vooruitgang van het project te monitoren en om eventuele veranderingen teweeg te brengen in de bestaande projectplannen en -richting. Zij doen dit op zo’n wijze dat er een vertrouwensrelatie ontstaat, die finaal gebaseerd is op de “perceptie” die anderen hebben over hun karakter en competentie.
5. Een ezel stoot zich geen tweemaal aan dezelfde steen: controleren en evalueren
In de dagelijkse praktijk, hoor je nogal eens de verzuchting “Waarom maken we dezelfde fouten steeds opnieuw, waarom leren we toch niet van het verleden?”. Niettegenstaande het feit dat elke projectmedewerker de gelegenheid heeft om uit eerste hand te leren wat wel en niet werkt bij de uitvoering van projecten, lijkt hij bij volgende projecten van deze kennis en ervaring niet altijd veel terug te vinden. Reden is dat de verworven kennis en ervaring, via het vluchtige kortetermijngeheugen en bij gebrek aan gestructureerde verankering, nogal snel in de vergetelheid belandt.
Vertrekkende van een projectcharter of projectbrief maakt de projectmanager een projectplan op. De uitvoering van dit plan zal hij met geëigende projectmanagementtools en -technieken controleren en, waar nodig, bijsturen. De controleactiviteiten, opgezet en uitgevoerd tijdens het project, moeten hem tevens toelaten om voldoende informatie te verzamelen om op het eind van het project een degelijke evaluatie te kunnen verrichten. Projectcontrole en projectevaluatie is echter niet hetzelfde.
Onder projectevaluatie verstaan we een beoordeling van de projectwerkstukken (deliverables), fasen, activiteiten en processen, met als doel:
- een kwalitatief oordeel, naar inhoud en vorm, over het opgeleverde uit te spreken;
- methoden en technieken die goed hebben gewerkt (en ook die die niet hebben gewerkt), te identificeren;
- advies te verlenen over toepasbaarheid van het geleerde in de toekomst;
- een appreciatie te geven over de prestaties van de projectmedewerkers.
Meer leren? Inschrijven voor het postgraduaat projectmanagement kan nog tot 17 september.
Auteurs: Linda Amel en Chris Kindermans
