Meer samenwerking in voortraject van grote bouwprojecten moet efficiëntie verhogen
Onduidelijke communicatie, administratitis, complexe wetgeving, tijdsverspilling: grootschalige bouwprojecten kunnen vaak nog heel wat efficiënter. Niet alleen tijdens het bouwen, maar ook vooraf. Maar dan moeten alle partijen wel samen aan één tafel gaan zitten, en net dat kregen onderzoekers van PXL Bouw en Industrie voor elkaar.
Niet alleen tijdens, ook vooraf
Op 23 mei 2023 organiseerde het expertisecentrum PXL Bouw en Industrie – in het kader van het onderzoeksproject ‘Bouwmanagement 4.0, Value Engineering – Een (r)evolutie in de bouw’ – een rondetafel met diverse stakeholders uit de bouwsector. De aanleiding: een hele rits vaststellingen die erop wijzen dat met name veel ‘design & build’-projecten en publiek-private samenwerkingen (PPS) – grootschalige bouwprojecten dus – nog heel wat efficiënter kunnen.
Een eerder PXL-onderzoeksproject handelde over de meerwaarde van lean management tijdens bouwprojecten: waarde creëren voor de klant door verspilling van tijd en middelen zo veel mogelijk tegen te gaan, in alle fasen van een bouwproces. Tijdens dat onderzoek kwam naar voren dat ook de kwaliteit van het voortraject van bouwprojecten een belangrijke invloed heeft op de uitvoering.
Qué?
De meest gehoorde klachten dan maar? Bouwprojecten worden vaak bemoeilijkt en/of lopen vertraging op doordat specifieke informatie onduidelijk of onvolledig is of te laat wordt gecommuniceerd, doordat afspraken niet helder genoeg geformuleerd worden of doordat communicatie soms ontbreekt of foutief begrepen wordt. Vaak is onvoldoende duidelijk wát wélke partij tegen wannéér zou moeten aanleveren, zodat een volgende partij hier efficiënt mee aan de slag kan.
De onderzoekers van PXL Bouw en Industrie onderzoeken factoren die ertoe bijdragen (of verhinderen) dat een team in staat is om de beste resultaten af te leveren in een voortraject. Vooraleer de schop in de grond gaat dus.
Samenwerking: win-win
De onderzoekers organiseren workshops, voeren cases uit, en houden vele gesprekken met de enthousiaste stuurgroepleden, rond thema’s als teamsamenstelling, teambuilding, samenwerkingsmodellen, planning en organisatie, ‘lean management’-technieken enz. Uiteindelijk is een goede samenwerking een win-win voor al de partijen, inclusief de klant.
Omdat uit de werkgroepen bleek dat er ook heel wat oorzaken van inefficiëntie betrekking hebben op de fase voordat een ‘design & build’-project van start gaat – denk maar aan wetgeving, overheden, onervaren of onwetende klanten enz. – werd contact gelegd met mensen en organisaties met belangrijke expertise in deze domeinen. Zij waren maar al te graag bereid in een rondetafel met de stuurgroepleden in overleg te gaan, om zo elkaar te leren kennen en te begrijpen, expertise te delen, en in de toekomst ook in dit deel van het voortraject de nodige acties te ondernemen om de efficiëntie van de uitvoering, en de kwaliteit en tevredenheid van alle partijen aan een bouwproject nog te verhogen.
Rondetafel: things learned
De bespreking tijdens de rondetafel leverde alvast nieuwe stof ter discussie op. Zo werden enkele knelpunten aangekaart waarvoor de bouwteams een betere samenwerking zoeken:
- De vraag naar meer mogelijkheden tot communicatie met de bouwheer, om zo de bouwvraag duidelijk te krijgen met toelichting van de gunningsleidraad.
- De omvang van het dossier. Is het noodzakelijk dat de bouwheer in de wedstrijdfase al een zeer uitgebreid en volledig dossier krijgt? Kan de bouwheer de juiste keuzes maken met een minder uitgebreid dossier?
- De korte tijd (max. 3 maanden) die bouwteams krijgen om een volledig dossier uit te werken, waaraan geen enkele vergoeding gekoppeld is als de wedstrijd niet gewonnen wordt. Het voorstel wordt gelanceerd om verplicht een billijke vergoeding op te nemen in de selectieleidraad voor de geselecteerden die niet gegund worden.
- Een vereenvoudiging en standaardisering van de administratie kan een grote tijdswinst zijn voor de bouwteams.
- Een vraag/voorstel aan de opdrachtgevers is om maximaal 3 partijen te betrekken in de wedstrijdfase en slechts 1 partij voor ‘best and final offer’.
- Het inschakelen van experts met kennis van zaken, die opdrachtgevers ondersteunen bij hun keuzes.
Ondertussen heeft de federale ministerraad een wetsontwerp aangenomen dat opdrachtgevers (in de meeste gevallen) verplicht om een biedvergoeding te betalen wanneer ze een ontwerp vragen in de wedstrijdfase.
Wordt zeker vervolgd!
Het TETRA-onderzoeksproject ‘Bouwmanagement 4.0, Value Engineering – Een (r)evolutie in de bouw’ wordt gesubsidieerd door het Agentschap Innoveren & Ondernemen van de Vlaamse overheid. De eindresultaten worden verwacht tegen september 2023. Geïnteresseerde partners uit de bouwwereld worden uitgenodigd om contact op te nemen met de onderzoekers.
Contact: christa.claessens@pxl.be / jo.wels@pxl.be / wendy.desadeleer@pxl.be
