De winstmarges in de transportsector staan onder druk: goederen sneller leveren tegen almaar scherpere prijzen is de boodschap. In de concurrentiële wereld van transport en logistiek zullen uiteindelijk die bedrijven zegevieren die volop inzetten op digitalisering, efficiëntie en klantgerichtheid. In dit stuk presenteert expertisecentrum PXL Log-IC drie digitale innovaties voor de transportwereld van morgen…
Het is een open deur: Vlaanderen is een kmo-regio, met weinig of geen multinationals. Er wordt heel hard gewerkt, maar in die kleine en middelgrote Vlaamse ondernemingen, die vaak overgaan van vader op zoon (of dochter), wordt er globaal genomen te weinig procesgericht gedacht. Ze denken denken in ‘hokjes’, in afdelingen – administratie, planning, productie, boekhouding, klantendienst – maar hebben vaak minder oog voor de wisselwerking tussen die afdelingen. Gevolg: dezelfde hokjes van 40 jaar geleden blijven van kracht, het totale bedrijfsproces wordt minder overschouwd en de kracht en het belang van digitalisering en innovatie worden algemeen onderschat.
Zo ook in de Vlaamse transportsector, waar nog heel wat ruimte is voor een efficiëntere organisatie. Papieren administratie viert er nog steeds hoogtij; performantie en kostenbeheer kunnen nog een pak beter.
In wat volgt presenteren we drie digitale innovaties voor de transportsector van morgen. Correctie: digitale innovaties die vandaag al in gang gezet zijn, maar die zeker in Vlaanderen nog te weinig omarmd worden. En dat terwijl niet alleen grote bedrijven, maar net ook kmo’s er baat bij hebben om hun toekomst te verzekeren. Basisvoorwaarde: de openheid en durf om z’n bedrijfsprocessen volledig in kaart te brengen, te overschouwen en bij te sturen waar nodig. Daarvoor werkt PXL Log-IC momenteel aan het onderzoeksproject ‘Transport met PIT: innovatieve processen in de transportsector’. Eind 2019 resulteert dat project onder meer in een digitalisatiebarometer voor kmo’s.
1. e-CMR, de digitale vrachtbrief
Een eerste innovatie, geïnitieerd door de Europese Unie, is de digitale vrachtbrief e-CMR, ter vervanging van de bestaande papieren vrachtbrief.
Een vrachtbrief of CMR (Convention relative au contrat de transport international de Marchandises par Route, n.v.d.r.) is een soort van internationale vervoersovereenkomst tussen klant en transporteur, met vier delen: eentje voor afzender, voor geadresseerde, voor transporteur en voor (eventuele) onderaannemer. De verwerking van die papieren overeenkomst kost handenvol tijd en geld. Bij overschakeling van papier naar digitaal spreken Nederlandse cijfers van een besparing van 1,86 euro per vrachtbrief, met ongeveer 450 miljoen vrachtbewegingen per jaar, alleen al in Nederland. De internationale transportfederatie IRU schat dat de adminstratieve kosten van de e-CMR drie tot vier keer lager liggen dan die van zijn papieren tegenhanger. U rekent maar uit…
De e-CMR is ook eenvoudiger. Niet zelden eisen klanten vandaag de dag de originele versie van het ondertekende CMR vooraleer ze tot betaling willen overgaan. Die wordt in dat geval per post verstuurd en zorgt op die manier voor een veel tragere order-to-cashcyclus. Bovendien moeten papieren CMR’s jarenlang in mappen worden bijgehouden.
De voordelen van de digitale variant – de e-CMR – zijn legio: administratieve vereenvoudiging, een aanzienlijke kostenbesparing, snellere facturatie en een grotere transparantie. Je hoeft alles maar één keer centraal in te geven; fax-, scan- en kopieerwerk worden overbodig. En dan zwijgen we nog over het aantal bomen dat niet meer gekapt hoeft te worden ten behoeve van de CMR-papierwinkel…
Gezien alle opgesomde voordelen blijft het verrassend dat een nieuwe, handige digitale tool met zo weinig enthousiasme omarmd wordt. De Vlaamse transportsector blinkt momenteel uit door zijn afwachtende houding. Jammer, zeker omdat de marges in de transportsector al klein zijn. Niet meegaan in een innovatie die sowieso gemeengoed zal worden in de toekomst, maakt dat je opportuniteiten laat liggen en zorgt voor een lagere concurrentiële slagkracht.
We spreken algauw over een potentiële kostenbesparing van 150 miljoen euro per jaar in België
2. Information-on-Demand (IoD)
De tweede innovatie verhoogt de klantgerichtheid: Information-on-Demand (IoD). Wanneer je een pakje van 5 euro van bol.com of een andere webshop bestelt, dan weet je via het online track-and-tracesysteem van start tot finish (en minstens op een halve dag nauwkeurig) wanneer dat pakje geleverd zal worden. Ben je een kmo en heb je een levering van tienduizenden euro’s in het vooruitzicht, dan zal je vaak pas bij de levering zelf kunnen vaststellen of die al dan niet op tijd was.
Het lijkt misschien een beetje kort door de bocht, maar de verschillen zijn er. En ze zijn vreemd te noemen, gezien de kosten die ermee gepaard gaan, zowel voor de klant als voor de transporteur.
In veel gevallen houdt customer service in dat klanten met al hun vragen mogen bellen. Een inschatting van het tijdstip van levering? Een scan van uw bestelbon? Vragen over de transportkosten? Bellen maar naar de klantendienst… Dat kan veel efficiënter, veel proactiever, door in de transportsector met een online Information-on-Demandsysteem te werken: een systeem waarin de klant alle informatie over zijn gevraagde levering terugvindt. De markt verwacht van de transportsector dat die zijn processen efficiënt organiseert, digitaliseert en openstelt naar de klant.
Schattingen wijzen uit dat er bij het werk dat bedienden uitvoeren in de transportsector minstens 10% tijdwinst te boeken is. Bij 3.000 VTE’s in België naar rato van 50.000 euro per VTE, spreken we algauw over een potentiële kostenbesparing van 150 miljoen euro per jaar…
3. Artificial Intelligence
En dan nog de derde innovatie: artificial intelligence. Artificiële intelligentie doet meer en meer zijn intrede in zowat alle domeinen van ons maatschappelijk leven; in de transportsector is dat niet anders. Meten is weten en dus kunnen big data gebruikt worden om realistische kostprijsberekeningen te maken en slimme beslissingen te nemen.
Vrachtwagens dienen om goederen te vervoeren, geen lucht. Hoe slaag je erin om je vrachtwagenpark zo vol mogelijk zo weinig mogelijk kilometers te laten rijden en toch alles correct en op tijd te leveren? Wie die vraag met computermodellen kan oplossen, werkt efficiënt en kostenbesparend.
Conclusie
Conclusie? We hebben kort drie digitale innovaties geschetst voor de Vlaamse transportsector. Een van de grootste risico’s van de genoemde innovatietrajecten is dat die IT-innovaties niet gepaard gaan met de bijbehorende procesverbeteringen. In een Vlaamse kmo-markt die slechts beperkt vertrouwd is met procesgeoriënteerd denken, is het extra belangrijk stap voor stap te werken en digitale verbeteringen op maat uit te werken. Daarvoor ontwikkelt PXL Log-IC momenteel een digitalisatiebarometer voor kmo’s, die eind 2019 beschikbaar zal zijn.
Meer info? david.ria@pxl.be
Dit artikel sluit aan op de (voorlopige) resultaten van het onderzoeksproject ‘Transport met PIT: innovatieve processen in de transportsector’, uitgevoerd door het expertisecentrum PXL Log-IC, mede gefinancierd door de Vlaamse overheid en het Agentschap Ondernemen. Op 24 mei 2019 kwamen deze items ook aan bod tijdens een studiedag op PXL-Congress.
Tegen eind 2019 ontwikkelen de onderzoekers een ‘digitalisatiebarometer’ waarmee Vlaamse kmo’s in de transportsector hun processen in kaart kunnen brengen en kunnen nagaan hoe digitalisering – met name de digitale vrachtbrief (e-CMR) en Information-on-Demand (IoD) – die processen kan optimaliseren.
